Datenschutzerklärung

Stand: Juni 2026

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch der Website vereins-jeck.de, bei der Nutzung der Web-App app.vereins-jeck.de, des Anmeldedienstes auth.vereins-jeck.de sowie der mobilen iOS-App Vereinsjeck (nachfolgend gemeinsam „Vereinsjeck“ oder „Dienste“).

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

Stefan Hoffmann (Einzelunternehmen)
Pastorserlen 4
53844 Troisdorf
Deutschland
Telefon: +49 151 44851188
E-Mail: info@hoffmann-hosting.de

Weitere Angaben finden Sie im Impressum.

2. Ansprechpartner Datenschutz

Ansprechpartner für Datenschutzanfragen: Stefan Hoffmann, Kontakt wie unter Abschnitt 1.

3. Rollen bei Vereinsdaten (Web-App / iOS)

Vereinsjeck ist eine mandantenfähige Plattform: Jeder registrierte Verein (Kunde) nutzt eine eigene organisatorische Instanz. Für die im Rahmen der Vereinsverwaltung verarbeiteten Daten der Vereinsmitglieder und weiterer betroffener Personen (z. B. Kontaktdaten, Veranstaltungsdaten, Finanzdaten, Fotos – soweit der Verein diese in der Anwendung erfasst) ist grundsätzlich der jeweilige Verein als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO verantwortlich.

Stefan Hoffmann stellt die technische Plattform bereit und verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter im Auftrag des Vereins (Art. 28 DSGVO), soweit der Verein die Plattform zur Verwaltung seiner Vereinsangelegenheiten nutzt. Vertragliche Regelungen erfolgen über die Nutzungsbedingungen bzw. den Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Verein.

Für Anfragen von Vereinsmitgliedern zu Daten, die der Verein verarbeitet (Auskunft, Berichtigung, Löschung), wenden Sie sich in erster Linie an Ihren Verein (Vorstand). Für technische und plattformbezogene Anfragen können Sie uns unter der oben genannten E-Mail kontaktieren; wir leiten Anfragen bei Bedarf an den zuständigen Verein weiter.

4. Bereitstellung der Website (Landingpage)

4.1 Umfang

Die Marketing-Website unter vereins-jeck.de informiert über das Produkt Vereinsjeck. Es werden keine Tracking-Cookies und keine Analyse-Tools (z. B. Google Analytics) eingesetzt.

4.2 Hosting

Die Website wird auf einem eigenen Server im Rechenzentrum von Hetzner in Deutschland betrieben. Beim Aufruf können technisch bedingt kurzzeitig Verbindungsdaten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte URL, Browsertyp) im Webserver-Prozess anfallen. Diese Daten werden von uns nicht dauerhaft gespeichert oder ausgewertet.

Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an der sicheren Bereitstellung der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4.3 Externe Ressourcen

Auf den rechtlichen Unterseiten (Impressum, Datenschutz, Kontakt) werden Schriftarten und Stylesheets ausschließlich von unserem Server geladen. Die Startseite wird schrittweise auf dieselbe lokale Auslieferung ohne Datenübermittlung an Drittanbieter (z. B. Font- oder Script-CDNs) umgestellt.

5. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren (z. B. an info@hoffmann-hosting.de), verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten (E-Mail-Adresse, Inhalt der Nachricht, ggf. Name) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche/vertragliche Kommunikation) bzw. lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

6. Web-App (app.vereins-jeck.de)

6.1 Verarbeitete Daten

In der Web-App können – abhängig von der Konfiguration durch den Verein – u. a. folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:

• Stammdaten von Mitgliedern und Kontakten
• Zugangsdaten bzw. Benutzerkonten
• Veranstaltungs- und Teilnahmedaten
• finanzbezogene Daten (z. B. Beiträge, SEPA-Mandate)
• Dokumente, Fotos sowie weitere vom Verein eingegebene Inhalte

Die Daten werden in der Datenbank verschlüsselt gespeichert.

6.2 Hosting und Standort

Backend, Datenbank und Anwendungsbetrieb erfolgen über Hoffmann Hosting auf Servern in Deutschland. Es findet keine bewusste Datenübermittlung in Drittländer außerhalb der EU/EWR statt.

6.3 Anmeldung und Authentifizierung

Für den Login in der Web-App und der iOS-App wird ein zentraler Anmeldedienst unter auth.vereins-jeck.de betrieben (Authentik/OIDC), ebenfalls durch Stefan Hoffmann / Hoffmann Hosting in Deutschland. Dabei werden u. a. Anmeldekennung, Session-Informationen, technische Metadaten sowie – soweit für die Aboverwaltung erforderlich – Billing-Attribute verarbeitet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Nutzung der Plattform) bzw. lit. f DSGVO (IT-Sicherheit).

6.4 E-Mail-Versand

System-E-Mails (z. B. Einladungen, Benachrichtigungen) werden über vom Verein konfigurierten eigenen SMTP-Server versendet. Für diesen Versand ist der Verein bzw. der vom Verein gewählte Mail-Anbieter datenschutzrechtlich mitverantwortlich; wir stellen die technische Anbindung bereit.

6.5 Backups

Zur Wiederherstellung im Störungsfall werden verschlüsselte Backups in Deutschland erstellt und nach 7 Tagen automatisch gelöscht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Gewährleistung von Verfügbarkeit und Integrität).

6.6 Protokolldaten

Im Rahmen des Betriebs können technische Logdaten kurzzeitig anfallen (z. B. zur Fehleranalyse und Abwehr von Angriffen). Eine dauerhafte Speicherung zu Werbe- oder Profilbildungszwecken findet nicht statt.

6.7 Öffentliche Bereiche

Soweit ein Verein öffentliche Funktionen freischaltet (z. B. Merchandise-Shop, Veranstaltungsseiten), können Besucher ohne Benutzerkonto Daten eingeben (Name, E-Mail, Bestelldaten). Verantwortlicher für diese Inhalte ist der jeweilige Verein; wir verarbeiten die Daten technisch im Auftrag des Vereins.

6.8 Optionale Instagram-Anbindung

Vereine können freiwillig ein Instagram Professional-Konto (Business- oder Creator-Konto) mit Vereinsjeck verbinden, um Beiträge auf der öffentlichen Vereinswebsite anzuzeigen (Instagram-Feed). Diese Funktion ist optional; ohne aktive Einbindung durch den Verein findet keine Instagram-bezogene Verarbeitung statt.

6.8.1 Verantwortlichkeit

Für die Entscheidung, Instagram-Inhalte auf der Vereinswebsite einzubinden, sowie für die Rechtmäßigkeit der veröffentlichten Inhalte (z. B. Bildrechte, Persönlichkeitsrechte) ist der jeweilige Verein verantwortlich. Stefan Hoffmann stellt die technische Schnittstelle bereit und verarbeitet die dafür erforderlichen Daten als Auftragsverarbeiter im Auftrag des Vereins (Art. 28 DSGVO).

6.8.2 Verbindung durch Vereins-Admins (OAuth)

Ein berechtigter Vereins-Administrator kann in der Web-App unter Website → Design & Veröffentlichung die Funktion „Mit Instagram verbinden“ nutzen. Dabei werden Sie zu Meta Platforms (Instagram) weitergeleitet und können dort den Zugriff auf das Instagram-Konto des Vereins autorisieren.

Dabei verarbeiten wir im Auftrag des Vereins u. a. folgende Daten:

• Instagram-Benutzername des verbundenen Kontos
• Zugangs-Token zur Instagram-API (verschlüsselt gespeichert, mandantenspezifisch getrennt)
• Ablaufzeit des Tokens sowie technische Metadaten zur Token-Erneuerung

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Nutzung der Plattform durch den Verein) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des Vereins an der Darstellung seines Instagram-Feeds). Die Autorisierung gegenüber Meta erfolgt durch den handelnden Vereins-Admin im Namen des Vereins.

Der Verein kann die Verbindung jederzeit in den Website-Einstellungen trennen; gespeicherte Tokens werden dann entfernt. Long-lived Tokens laufen nach ca. 60 Tagen ab und werden bei Bedarf automatisch erneuert, solange die Verbindung aktiv bleibt.

6.8.3 Anzeige auf der öffentlichen Vereinswebsite

Besucher der öffentlichen Vereinswebsite (z. B. unter {slug}.vereins-jeck.de) sehen – sofern der Verein einen Instagram-Feed-Block eingebunden hat – öffentliche Instagram-Beiträge (Vorschaubilder, ggf. Beitragstexte/Captions, Links zum Originalbeitrag auf Instagram).

Beim Laden dieser Inhalte kann Ihr Browser Verbindungen zu Servern von Meta/Instagram aufbauen (z. B. zum Abruf von Vorschaubildern). Beim Klick auf einen Beitrag verlassen Sie unsere Website und gelangen zu Instagram; dort gelten die Datenschutzbestimmungen von Meta.

Rechtsgrundlage für die Darstellung gegenüber Website-Besuchern ist in erster Linie das berechtigte Interesse des Vereins an der Information über Vereinsaktivitäten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Es werden keine Instagram-Tracking-Cookies durch Vereinsjeck gesetzt; beim Aufruf von Instagram-Inhalten können jedoch durch Meta eigene Technologien verarbeitet werden.

6.8.4 Meta als Drittanbieter

Für die Instagram-Anbindung nutzen wir die Instagram API with Instagram Login von Meta Platforms Ireland Limited bzw. verbundenen Meta-Unternehmen. Meta kann dabei personenbezogene Daten auch in Drittländer (insbesondere USA) übermitteln. Es gelten die Datenschutz- informationen von Meta: Meta-Datenschutzrichtlinie · Instagram-Datenschutz.

Wir rufen über die API nur den für die Feed-Anzeige erforderlichen Umfang ab (Profil- und Medieninformationen des verbundenen Kontos; Berechtigung instagram_business_basic). Eine Weitergabe von Vereinsjeck- Nutzerdaten an Meta erfolgt durch uns im Rahmen dieser Funktion nicht, soweit Sie nicht selbst den OAuth-Dialog bei Meta nutzen oder Instagram aufrufen.

6.9 Website-Statistik (First-Party-Analytics)

Soweit ein Verein seine öffentliche Vereinswebsite über Vereinsjeck betreibt (z. B. unter {slug}.vereins-jeck.de oder einer vom Verein hinterlegten Custom Domain), erfassen wir im Auftrag des Vereins aggregierte Nutzungsstatistiken zur Auswertung von Seitenaufrufen und Referern. Diese Funktion dient ausschließlich der internen Statistik für den Verein in der Web-App unter Website → Statistik.

6.9.1 Verantwortlichkeit

Für die Entscheidung, die Vereinswebsite zu betreiben und Nutzungsstatistiken auszuwerten, ist der jeweilige Verein verantwortlich. Stefan Hoffmann stellt die technische Erfassung und Auswertung als Auftragsverarbeiter bereit (Art. 28 DSGVO).

6.9.2 Umfang der Verarbeitung

Es werden keine Tracking-Cookies und keine Drittanbieter-Analyse-Tools (z. B. Google Analytics, Matomo-Cloud) eingesetzt. Die Statistik erfolgt first-party über unsere eigene Infrastruktur in Deutschland.

Beim Besuch der öffentlichen Vereinswebsite können folgende Daten verarbeitet werden:

• aufgerufener Seitenpfad (z. B. /, /ueber, /blog/mein-artikel)
• Seitentyp (z. B. Startseite, Blog, Veranstaltungen)
• Referer-Domain (nur die Herkunfts-Domain, z. B. google.com oder „Direkt“, nicht die vollständige URL mit Parametern)
• optional UTM-Parameter aus der aufgerufenen URL (utm_source, utm_medium, utm_campaign), sofern der Link diese enthält
• technisch gekürzte Browser-/Geräteinformation (User-Agent-Familie) zur Bot-Erkennung
• pseudonyme Besucher-Kennung: im Browser wird eine zufällige ID nur in sessionStorage (nicht als Cookie) gespeichert und serverseitig als Hash verarbeitet, um Unique-Besucher pro Tag zu schätzen

Nicht dauerhaft gespeichert werden: vollständige IP-Adressen, vollständige Referer-URLs, Profilbilder oder sonstige personenbezogene Inhalte aus der Website. Vorschau-Aufrufe (CMS-Editor), bekannte Bot-/Crawler-Anfragen und technische System-Pfade werden nicht gezählt.

6.9.3 Speicherung und Auswertung

Die Daten werden mandantenspezifisch in täglichen Aggregationen in unserer PostgreSQL-Datenbank in Deutschland gespeichert (Aufrufzahlen pro Tag, Seite und Referer-Domain). Berechtigte Vereins-Admins können die Auswertung in der Web-App einsehen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des Vereins an einer datensparsamen Messung der Reichweite und Nutzung seiner Vereinswebsite). Sie können dieser Verarbeitung Widerspruch einlegen (Art. 21 DSGVO), indem Sie sich an den jeweiligen Verein oder an uns wenden (Abschnitt 1).

7. iOS-App

Die native iOS-App nutzt dieselbe Plattform wie die Web-App. Beim Zugriff auf die API werden dieselben technischen und vertragsbezogenen Daten wie in der Web-App verarbeitet.

7.1 App Store und In-App-Käufe

Für Abonnements und Zahlungen über den Apple App Store (In-App-Kauf) ist Apple als eigenständiger Verantwortlicher zuständig. Es gelten die Datenschutzhinweise von Apple: apple.com/legal/privacy. Wir erhalten von Apple nur die für die Vertragsabwicklung und Berechtigungsprüfung erforderlichen Informationen (z. B. Transaktionsstatus, Produktkennung, anonymisierte Account-Token).

7.2 Geräteberechtigungen

Die App kann – abhängig von der genutzten Funktion – Zugriff auf Gerätefunktionen anfordern (z. B. Kamera für Fotos, Benachrichtigungen). Diese Berechtigungen werden nur nach Ihrer Einwilligung im Betriebssystem abgerufen und ausschließlich für den jeweiligen Funktionszweck genutzt.

8. Bestellung und Abrechnung über Hoffmann Hosting

Die Bestellung eines Vereinsjeck-Abonnements über das Web-Kundenportal erfolgt über die Produktseite von Hoffmann Hosting (hoffmann-hosting.de). Dort werden Bestell- und Abrechnungsdaten im Rahmen des Kundenportals verarbeitet. Verantwortlicher für diese Bestellstrecke ist Stefan Hoffmann / Hoffmann Hosting; es gelten ergänzend die Datenschutzhinweise auf der Hoffmann-Hosting-Website.

9. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn:

• der Verein als Verantwortlicher weist uns zur Weitergabe an (z. B. E-Mail-Versand über SMTP des Vereins),
• dies ist zur Vertragserfüllung erforderlich (z. B. Apple für In-App-Abos),
• wir sind gesetzlich dazu verpflichtet,
• Sie haben eingewilligt.

Als Auftragsverarbeiter setzen wir u. a. ein:

Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Verträge gemäß Art. 28 DSGVO, soweit erforderlich.

10. Rechtsgrundlagen im Überblick

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertrag, Nutzung der Plattform, Bestellung
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Betrieb, Sicherheit, Support, Backups, Website, optionale Instagram-Feed-Anzeige (Abschnitt 6.8), Website-Statistik (Abschnitt 6.9)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – gesetzliche Aufbewahrungspflichten (soweit einschlägig)
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligungen (z. B. optionale Geräteberechtigungen), soweit einschlägig

11. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.

• Vereinsdaten: verbleiben bis zur Beendigung des Vertrags mit dem Verein und anschließender Löschfrist gemäß Vereinbarung bzw. auf Weisung des Vereins.
• Backups: siehe Abschnitt 6.5 (7 Tage).
• Kontaktanfragen: Löschung nach abschließender Bearbeitung, sofern keine Aufbewahrungspflichten bestehen.
• Abrechnungsdaten: gemäß steuer- und handelsrechtlichen Fristen (in der Regel bis zu 10 Jahre).
• Instagram-Zugangsdaten: solange die Verbindung durch den Verein aktiv ist; Löschung unverzüglich nach Trennung der Verbindung bzw. spätestens mit Ende des Vereinsvertrags, sofern der Verein keine erneute Verbindung herstellt.
• Website-Statistik (Abschnitt 6.9): tägliche Aggregationen und pseudonyme Tages-Besucherkennungen verbleiben für die Dauer der Nutzung der Vereinswebsite durch den Verein; Löschung mit Beendigung des Vereinsvertrags bzw. auf Weisung des Vereins (mandantenspezifische Löschung).

12. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber dem jeweils Zuständigen folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), sofern die Verarbeitung auf Einwilligung beruht

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an info@hoffmann-hosting.de. Wir prüfen, ob wir als Verantwortlicher oder als Auftragsverarbeiter zuständig sind, und unterstützen den Verein bei Bedarf.

13. Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für unseren Sitz in Nordrhein-Westfalen:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 20–22
40213 Düsseldorf
www.ldi.nrw.de

14. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen (u. a. Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen, Mandantentrennung, regelmäßige Backups), um Ihre Daten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff zu schützen.

15. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

16. Änderungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich Rechtslage, Dienste oder Verarbeitungspraktiken ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf dieser Seite abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir registrierte Vereinsmanager, soweit erforderlich.

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